Vai trò của số hóa tài liệu và các yếu tố liên quan đến hoạt động số hóa tài liệu

Vai trò của công tác số hóa tài liệu

Khi nguồn tài nguyên thông tin số là mạch huyết, là linh hồn của thư viện số thì công tác số hóa tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng.

1. Số hóa tài liệu sẽ giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu giữ;
2. Giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn;
3. Dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện;
4. Tiện ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng;
5. Thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác.
6. Giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống;
7. Góp phần nhanh chóng tái tạo thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn.

Các yếu tố liên quan đến hoạt động Số hóa tài liệu

Để tiến hành Số hóa tài liệu xây dựng kho tài nguyên thông tin số cần phải chú trọng đến các yếu tố như:

- Xác định mục tiêu số hóa tài liệu: là công việc đầu tiên khi triển khai số hóa tài liệu. Số hóa tài liệu để phục vụ nghiên cứu, đào tạo hay kinh doanh; phục vụ đối tượng cộng đồng người dùng tin nào...

- Chú trọng lựa chọn các trang thiết bị chuyên dụng và Phần mềm quản lý tài liệu số hóa với các tiêu chuẩn công nghệ đảm bảo chất lượng tài liệu số và quản lý tài liệu số bền vững. Phần mềm này cho phép lưu trữ và khai thác các loại tài liệu đã được số hoá âm thanh, hình ảnh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau. Hỗ trợ xây dựng các giáo trình, bài giảng, sách điện tử, biến các loại tài liệu này trở thành các dữ liệu của thư viện. Cho phép Quý Khách truy cập và khai thác thông tin trực tuyến.


- Về lựa chọn tài liệu: là việc hết sức quan trọng, bởi không có thư viện nào có khả năng số hoá toàn bộ kho tài liệu. Khi lựa chọn tài liệu trước hết cần chú trọng đến nhu cầu thông tin (nội dung, ngôn ngữ, dạng tài liệu...) của người dùng tin mà thư viện đang phục vụ. Đặc biệt là nhu cầu về nội dung tài liệu/giá trị tri thức của tài liệu gốc; Thứ hai là cần tuyển lựa các tài liệu tiềm năng/đặc thù mà thư viện mình đang lưu giữ, các thư viện khác không có; Thứ ba là tính tới các tài liệu chỉ có một bản, tài liệu sắp hư hỏng khó hồi phục; Thứ tư là tài liệu quý hiếm; Thứ năm là tài liệu chưa có nơi nào số hóa để tránh trùng lặp...

- Thực hiện Quy trình Số hoá và xử lý các tài liệu sau số hóa chặt chẽ: số hoá và xử lý tài liệu sau số hóa là công đoạn quan trọng nhất để tạo nên một thư viện số nhờ quá trình tạo ra thông tin cho thư viện. Có rất nhiều các dạng tài liệu gốc (ví dụ như fulltext, video, audio, ảnh,...). Tài liệu có thể bao gồm cả chữ và hình ảnh, video bao gồm cả audio và hình ảnh,... Với mỗi dạng tài liệu đều có các cách xử lý khác nhau. Nhưng nói chung đều phải qua các công đoạn số hoá (tạo ra các hình ảnh số) và sau đó là xử lý để tạo ra các thông tin số. Các thông tin số này mới thực sự là đối tượng của thư viện điện tử, cho phép thực hiện thao tác sửa đổi.

- Về nhân lực phục vụ số hóa tài liệu: Trước khi tiến hành số hóa tài liệu cần chú trọng tuyển lựa những người có khả năng tiếp nhận và làm chủ công nghệ số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu được số hóa có chất lượng và quản trị tài nguyên thông tin số từ nhà cung cấp thiết bị và công nghệ.


- Về kinh phí số hóa tài liệu: Số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn, đòi hỏi cần cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm nhận dạng đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác và kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu, cũng như người dùng tin để họ biết cách sử dụng hệ thống thông tin...

- Về vấn đề đảm bảo bản quyền: Khi Số hóa tài liệu cần chú trọng đến các văn bản pháp quy liên quan đến quyền tác giả như Công ước BERN (những tài liệu đã xuất bản trên 50 năm thì được quyền số hóa). Ở Việt Nam, vấn đề bản quyền đã được đề cập đến trong Bộ Luật Dân sự năm 2005, Luật Sở hữu trí tuệ và Nghị Định 100/N ĐVCP/2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Dân sự, Luật Sở hữu trí tuệ về quyền tác giả và quyền liên quan.
Trích từ nguồn : Trung tâm Học liệu - Đại Học Thái Nguyên

Xưởng in Minh Châu - Cơ sở chuyên nhận Số hóa tài liệu , scan tài liệu lớn nhất tại Hà Nội, chuyên đáp ứng nhu cầu số hóa cho các cơ quan, ban ngành, doanh nghiệp, trường học, thư viện...trên cả nước.

Liên hệ Minh Châu khi có nhu cầu về số hóa tài liệu, scan tài liệu :

Địa chỉ : 83 Trần Đại Nghĩa - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Hotline : 0978 891 148 (Ms. Hoài) | Email : sodaminhchau@gmail.com

Website : http://sodaminhchau.com/scan-tai-lieu-dich-vu-so-hoa-tai-lieu-cho-doanh-nghiep/