SOW là gì? Ý nghĩa và các bước viết SOW hoàn chỉnh dành cho doanh nghiệp

SOW là bảng kê khai công việc, là những yêu cầu tối thiểu trong công việc mà chúng ta mong muốn người hợp tác có thể thực hiện được. Cùng tìm hiểu SOW là gì qua bài viết dưới đây:

1. SOW là gì?

SOW là viết tắt của cụm từ Statement of work hay Scope of Work có nghĩa là báo cáo công việc hay phạm vi công việc là phạm vi trong thỏa thuận mà công việc sẽ được thực hiện được mô tả chi tiết, được xác định bằng các công việc cụ thể và thời gian biểu của từng công việc.

SOW là bảng mô tả, kê khai những công việc mà khách hàng muốn công ty, doanh nghiệp hoặc đối tác làm việc có thể thực hiện. Đây là một dạng văn bản quan trọng và không thể thiếu trong công việc, được xem là bản thỏa thuận giữa hai bên trước khi bắt đầu công việc.

SOW hay còn được gọi là bản báo cáo công việc, dùng để mô tả tổng quát về những sản phẩm dự kiến, những công việc sẽ được thực hiện trong dự án. Một bản báo cáo công việc chứa ít nhất ba yếu tố chủ chốt sau:

• Kế hoạch, chiến lược tổ chức để đạt được mục tiêu
  
  
• Nhu cầu kinh doanh
  
  
• Phạm vi tổng quát của sản phẩm
  

Một bản SOW thông thường sẽ đưa ra hướng đi tổng quát cho dự án chứ không đầy đủ chi tiết các phương thức thực hiện. Báo cáo công việc có thể được điều chỉnh theo thời gian, tùy theo tình hình và những thay đổi thực tế.

Trong việc liên kết, hợp tác với các nhà đầu tư, doanh nghiệp khác, để tránh những thông tin sai lệch, công việc biến chuyển không giống như mong đợi ban đầu, các công ty luôn soạn thảo sẵn SOW là tập hợp của những vấn đề liên quan đến công việc một cách cụ thể và chi tiết nhất. SOW sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được những kỳ vọng ban đầu và có thể điều chỉnh công việc theo đúng trình tự.

>- Hướng dẫn sử dụng Google keyword planner cho các chiến dịch quảng cáo và SEO


2. Tầm quan trọng của SOW trong công việc
Việc sử dụng SOW trong công việc sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tổng quát tiến trình công việc. Bởi vậy, mỗi SOW cần được thực hiện một cách nghiêm túc, rõ ràng, đạt được mục tiêu như mong đợi. SOW sẽ giúp doanh nghiệp có những điều hướng cụ thể chi tiết, từ đó thúc đẩy và phân phối các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch.

Cụ thể, những lợi ích mà SOW mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:

• Đặt mục tiêu cụ thể, điều phối phương hướng hoạt động rõ ràng, từ đó dễ dàng hơn trong việc đạt được mục tiêu như mong đợi
  
  
• Đảm bảo thống nhất về ý tưởng, quan điểm từ đầu đến cuối của một dự án
  
  
• Giảm thiểu, hạn chế những sai lệch, nhầm lẫn trong quá trình thực hiện
  

Một số doanh nghiệp dùng SOW như một hợp đồng pháp lý với nhà cung cấp, một số khác sử dụng như một ebook kiểm soát đầy đủ các công việc cần thực hiện cho các bộ phận khác, một số đơn vị còn sử dụng bảng kê công việc như một tài liệu cho phạm vi các dự án. Như vậy SOW (State of work) hay còn gọi là bảng kiểm kê công việc có vai trò quan trọng và có thể thực hiện nhiều mục đích khác nhau của doanh nghiệp.

3. Nội dung của SOW là gì?
Để đảm bảo một SOW được hoàn thiện và chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng cũng như đạt được hiệu quả công việc như mong muốn, một SOW cần đảm bảo có được đầy đủ những nội dung sau:

3.1. Mục tiêu chung của dự án
Mục tiêu chung của dự án cần được đề cập ở trong bảng kê khai công việc để cả hai bên nắm được kết quả mình cần phải đạt được. Mục tiêu chung của dự án cũng chính là đích đến, hướng các hành động của doanh nghiệp, đối tác về con đường đúng, tránh những sai phạm chệch khỏi mục tiêu.

3.2. Cột mốc quan trọng
Những dấu mốc quan trọng về thời gian và nhiệm vụ cần hoàn thành trong từng giai đoạn giúp doanh nghiệp định hướng mục tiêu ngắn hạn rõ ràng hơn, từ đó hoàn thành công việc tốt hơn. Đưa ra những cột mốc quan trọng về thời gian và kết quả cần đạt được giúp đảm bảo tiến độ của dự án cũng như quá trình kiểm tra, theo dõi được sát sao, hiệu quả hơn.

3.3. Nhiệm vụ của mỗi cá nhân
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận để mọi người có thể nhanh chóng hoàn thành công việc và chịu trách nhiệm cho từng công việc mình làm.

3.4. Thông tin thanh toán
Đối với những công ty, doanh nghiệp coi SOW như một bản hợp đồng thì cần phải ghi rõ thông tin thanh toán để có thể thanh toán các chi phí đúng thời hạn, đồng thời đảm bảo tiến độ công việc không bị trì trệ.

3.5. Kết quả dự án
Kết quả cần đạt được về doanh số hay kết quả của mục tiêu kinh doanh cũng cần được ghi ra một con số cụ thể, rõ ràng

3.6. Điều kiện và điều khoản
Một bản SOW hoàn chỉnh sẽ không thể thiếu được những điều kiện và điều khoản giữa hai bên, thỏa thuận rõ ràng ngay từ đầu để hai bên có thể làm việc lâu dài.