Scan tài liệu như thế nào? - In Minh Châu

Scan tài liệu như thế nào? Scan tài liệu ở đâu? Scan tài liệu là gì? đó là câu hỏi mà nhiều người dùng có nhu cầu nhưng chưa hình dung được cách thức làm việc cũng như các công cụ cần có để thực hiện việc Scan tài liệu , hay còn gọi là quét tài liệu các khổ A6-A4-A3, quét sách văn bản hóa đơn chứng từ ….


Scan tài liệu tại In Minh Châu

Chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình Scan tài liệu như thế nào?

Scan tài liệu là gì?

Để biến những văn bản, tài liệu trên giấy thành những file lưu vào máy tính cho gọn và dễ tìm, người ta sẽ thực hiện như thế nào: Nhờ một phần mềm nhận dạng ký tự hay quét thành file ảnh? Thực ra, giải pháp khả thi cho công việc số hóa tài liệu này là quét thành những file PDF dễ dàng sử dụng, di chuyển.


Tài liệu sau khi được scan

Nếu bạn đang lưu trữ khá nhiều tài liệu cũ ở dạng sách, báo, giấy tờ viết tay… và luôn thấp thỏm lo sợ chúng sẽ bị mục nát theo thời gian, cũng như mất nhiều thời gian kiểm tra và bảo quản chúng thì có một cách giúp bạn quẳng đi gánh nặng này với chi phí khoảng chừng 850.000 đồng. Đó là số hóa tất cả những gì có thể bằng một máy quét hình (scanner), hay còn gọi là máy scan, tất nhiên là bạn đã có máy tính.

Chọn máy scan

Hiện nay trên thị trường chỉ có loại máy scan khổ A4 của các nhãn hiệu Genius, HP, Epson. Tuy nhiên, vì mục đích chính là dùng vào việc số hóa tài liệu nên bạn có thể không cần quan tâm đến nhãn hiệu hay độ phân giải tối đa của từng loại máy scan. Do vậy bạn có thể chọn loại máy scan có giá thấp nhất với độ phân giải 1200×2400 dpi, giá chừng 850.000 đồng. Không nên chọn loại máy có chức năng scan phim mà đắt tiền.


Cần chọn máy scan phù hợp


Sau đó, kết nối với máy tính bằng cáp USB kèm theo máy rồi cài chính xác driver cho nó. Thông thường, trên các đĩa CD kèm theo máy sẽ có rất nhiều chương trình hỗ trợ scan của nhà sản xuất nhưng bạn chỉ cần cài driver và phần mềm hỗ trợ scan là đủ.



Cài phần mềm scan

Để dễ quản lý và lưu trữ cài tài liệu, bạn nên lưu tài liệu scan được ở dạng file sách điện tử PDF thay vì file hình dạng JPG, mặc dù kích thước file JPG nhỏ hơn khoảng 10% so với file PDF. Nếu phần mềm hỗ trợ scan của nhà sản xuất có chức năng scan tạo file PDF thì bạn không cần phải cài thêm các phần mềm hỗ trợ scan khác. Còn nếu thấy phần mềm này rối rắm, khó dùng và chức năng scan tạo PDF không tối ưu, hoặc không có chức năng scan tạo file PDF, bạn hãy cài thêm phần mềm Softi Scan to PDF ( dùng thử trong 30 ngày) để thực hiện nhanh việc scan tạo file PDF.


Có rất nhiều phần mềm scan cho bạn lựa chọn


Ngoài ra, nếu muốn lưu tài liệu số hóa ở dạng chỉnh sửa được, bạn có thể cài thêm phần mềm VnDOCR của Viện Công nghệ thông tin để scan và nhận dạng tài liệu tiếng Việt và phần mềm miễn phí FreeOCR.net để scan và nhận dạng tài liệu tiếng Anh. Tuy nhiên, cách này sẽ ngốn nhiều thời gian của bạn khi thực hiện. Quý khách có thể tiết kiệm thời gian hơn bằng cách liên hệ ngay đến Sodaminhchau.com để được hỗ trợ một cách nhanh nhất. In Minh Châu là cơ sở scan tài liệu uy tín, chất lượng tại Hà Nội. Chúng tôi tự hào là đơn vị luôn đi đầu trong lĩnh vực in ấn, scan tài liệu Hà Nội

• 
  XƯỞNG IN MINH CHÂU
  Ở HN: 1705c, golden Land, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
  Ở HCM:7th Floor, Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, P.8, Q. Phú nhuận, TP. HCM
  Tel : 0978.891.148 (Mrs.Hoài)
  Mail : sodaminhchau@gmail.com
  Website: sodaminhchau.com