Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm DMS hay CRM

Phần mềm DMS hay CRM đều là những giải pháp ra đời nhằm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp hiệu quả và đang được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Thoạt nhìn, rất nhiều người có thể bị “đánh lừa” bởi một vài điểm tương đồng dễ nhầm lẫn, tuy nhiên, mỗi giải pháp lại có những chức năng cốt lõi riêng.

Những điểm chung của phần mềm DMS và phần mềm CRM

• Phần mềm DMS và CRM đều hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây cho phép người dùng truy cập dữ liệu thông qua mạng Internet tại bất cứ đâu, thông qua thiết bị di động hoặc máy tính.
• DMS và CRM đều là những giải pháp công nghệ có tính ứng dụng thực tiễn cao, có khả năng mở rộng user người dùng linh hoạt, giúp Doanh nghiệp giải phóng sức người, hiện đại hóa phương thức làm việc của mình: chuyên nghiệp hơn – hiệu quả hơn.
• Phần mềm DMS và CRM đều có module Quản lý bán hàng với lợi ích chung là tự động hóa bán hàng, cho phép tương tác với khách hàng ở mọi thời điểm, hỗ trợ xuyên suốt trong quá trình bán hàng từ lúc là khách hàng tiềm năng đến khi chuyển thành cơ hội kinh doanh.
• DMS và CRM đều có thể được tích hợp trong một phần mềm ERP. Bởi vì ERP là giải pháp tổng thể trong quản trị Doanh nghiệp nên một số phân hệ của ERP cũng đã bao gồm chức năng của DMS và CRM như quản lý sản xuất – tồn kho, quản lý phân phối sản phẩm ra ngoài thị trường, quản lý bán hàng, quản lý khách hàng,…

>- Làm thế nào kết hợp chiến lược đẩy và kéo để gia tăng doanh số bán hàng?


2. Sự khác nhau giữa phần mềm DMS và phần mềm CRM
Nếu như CRM tập trung vào quản trị quan hệ với khách hàng thì phần mềm DMS lại hướng tới quản trị các yếu tố thuộc về kênh phân phối, mà cụ thể là 3 bộ phận chính sau: Nhân viên kinh doanh (Salesman), quan hệ phân phối sản phẩm giữa các đơn vị và quản lý hàng tồn kho.

Sự khác biệt cụ thể giữa hai phần mềm được thể hiện tại bảng so sánh sau:

Tiêu chí DMS CRM
Tên viết tắt DMS: Distribution Management System – Hệ thống quản lý kênh phân phối CRM: Customer Relationship Management – Quản trị quan hệ khách hàng
Mục đích sử dụng Hiện đại hoá phương thức quản lý kênh phân phối, giảm thiểu thao tác thủ công của đội ngũ Sales thị trường, kết nối từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Điểm bán. Từ đó giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên. Nâng cao hiệu quả tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách khoa học để tăng doanh thu và tăng mối gắn kết bền chặt với khách hàng.
Đối tượng áp dụng Chỉ phù hợp với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất & phân phối. Phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực.
Đối tượng quản lý Quản lý mọi yếu tố trên kênh phân phối từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Đại lý/điểm bán Quản lý khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.
Các bộ phận áp dụng Nhân viên bán hàng (Salesman) – Giám sát bán hàng (SS, SUP, RSM, ASM) – Kế toán bán hàng – Giám đốc bán hàng. Bộ phận kinh doanh, Marketing, Chăm sóc khách hàng.
Quy mô doanh nghiệp nên áp dụng Không phân biệt quy mô áp dụng, có thể là Tập đoàn – Doanh nghiệp lớn – SME – Nhà phân phối. Quy mô áp dụng từ Doanh nghiệp vừa đến lớn.
Thời gian triển khai Thời gian triển khai phần mềm vào doanh nghiệp trung bình ngắn hơn khi triển khai CRM. Thời gian triển khai phần mềm vào doanh nghiệp trung bình dài hơn khi triển khai DMS.
Các nhóm tính năng chính – Quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường:
+ Phân bổ tuyến bán hàng

+ Giám sát vị trí – thời gian làm việc của nhân viên trên bản đồ GPS
+ Hỗ trợ quá trình đi thị trường của nhân viên Sales

– Quản lý hoạt động bán hàng trên kênh phân phối

+ Định nghĩa và triển khai chương trình khuyến mãi

+ Đặt đơn hàng tại điểm bán

+ Quản lý kho hàng doanh nghiệp

+ Theo dõi tình trạng công nợ

– Quản lý hoạt động điểm bán

+ Cập nhật tồn kho thị trường

+ Quản lý hoạt động trưng bày

+ Theo dõi chỉ tiêu đặt ra cho điểm bán

+ Theo dõi độ phủ – thị phần của từng sản phẩm

– Chức năng quản lý liên lạc: theo dõi các cuộc gọi điện thoại trong công ty, giúp đạt được kế hoạch vào những thời gian nào cần gọi cho ai, gọi trong bao lâu và kiểm soát nhân viên đã thực hiện chưa.
– Chức năng giao dịch: giao dịch thư điện tử trong mạng lưới người sử dụng CRM, đồng thời giao dịch thư tín với bên ngoài nhờ khai báo các tài khoản POP3.

– Chức năng phân tích: Tạo lập và phân tích thông tin để quản lý và theo dõi những việc cần làm, chẳng hạn công việc diễn ra với khách hàng nào, trong bao lâu, thuộc dự án hay đề tài nào, do ai chịu trách nhiệm…

– Chức năng khai báo và quản lý: Xác định những khách hàng thường xuyên giao dịch, quản lý các cuộc hẹn theo cấp độ quan trọng tăng dần, ghi nhớ khách hàng là đối tác liên quan tới kế hoạch cần ưu tiên nào, quản lý danh sách các hợp đồng kèm theo.

3. Thời điểm triển khai DMS và CRM?
Với doanh nghiệp phân phối, có thể triển khai phần mềm DMS bất cứ thời điểm nào, dù là khi mới xây dựng hay đã phát triển. Đặc biệt, những doanh nghiệp lớn với quy trình sản xuất phức tạp thì phần mềm quản lý DMS là công cụ không thể thiếu được.

Với phần mềm CRM, khi doanh nghiệp mới xây dựng, đội ngũ nhân sự mỏng và số lượng khách hàng chưa thực sự nhiều thì không nhất thiết phải triển khai phần mềm CRM. Khi doanh nghiệp đang có hoặc có xu hướng pháp triển, lượng khách hàng đủ lớn và đa dạng mà việc quản lý thông tin, phân tích khách hàng thủ công quá mức tốn thời gian và nhân lực thì đây chính là thời điểm vàng để triển khai phần mềm CRM.

4. DMS và CRM hoạt động như thế nào trong cùng một doanh nghiệp phân phối
Về nguyên lý hoạt động, phần mềm DMS hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây, công nghệ GPS và bản đồ số. Khi Doanh nghiệp đăng ký thuê dịch vụ phần mềm (Saas DMS), đơn vị cấp dịch vụ phần mềm DMS sẽ có trách nghiệm quản lý tập trung dữ liệu kênh phân phối của Doanh nghiệp trên hệ thống máy chủ. Việc của bạn chỉ cần truy cập dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau (cả phân hệ web và mobiphone) qua kết nối internet tại bất cứ đâu, bất cứ khi nào để sử dụng dữ liệu của mình.