Những lưu ý về việc sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết

Trong quá trình lập, khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử, rất nhiều doanh nghiệp thường thắc mắc về những yêu cầu và quy định về việc sử dụng chữ ký số. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin chi tiết để giải đáp những thắc mắc đó.

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, từ ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp trong nước sẽ bắt buộc phải hoàn tất việc chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử. Ngay ở thời điểm hiện tại, rất nhiều doanh nghiệp trong nước đã tiến hành áp dụng hình thức hóa đơn điện tử để thay thế hoàn toàn hình thức hóa đơn giấy.

​

Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn còn gặp một số vướng mắc trong quá trình khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là những khó khăn liên quan đến viện sử dụng chữ ký số. Để giải quyết những khó khăn trên, doanh nghiệp cần nắm rõ về bản chất và cách sử dụng chữ ký số.

1. Khái niệm chữ ký số - chứng thư số

Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản, hình ảnh hay video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị phát hành.
Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số. Nếu được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, chứng thư số cần đảm bảo hai điều kiện:

• Chống từ chối bởi người ký.
• Đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.

2. Áp dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào?

Rất nhiều doanh nghiệp thường lúng túng khi khách mua hàng thắc mắc về việc liệu bên mua có cần phải có chữ ký số để tiến hành lập hóa đơn với bên bán, và nếu hóa đơn không có đóng dấu, chữ ký của cả hai bên thì giá trị pháp lý có đảm bảo hay không.
Câu trả lời cho những thắc mắc này rất đơn giản: trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng. Cụ thể, với những trường hợp sau người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn:

• Bên mua không phải là một đơn vị kế toán
• Bên mua là một đơn vị kế toán, nhưng có đầy đủ những hồ sơ, chứng từ chứng minh được việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán với bên mua như:
• Hợp đồng kinh tế
• Phiếu xuất kho
• Biên bảo giao nhận hàng hóa
• Biên nhận thanh toán
• Phiếu thu

Như vậy, có thể thấy rằng trong mọi trường hợp, việc lập hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua. Hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết cần có dấu của người bán, trừ trường hợp chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của người bán.

Đối với trường hợp các doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì hóa đơn giấy cần đảm bảo có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý chỉ được thực hiện chuyển đổi hóa đơn một lần duy nhất và phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin của hóa đơn chuyển đổi.

3. Một số câu hỏi liên quan đến chữ ký số thường gặp

3.1. Nếu chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn, làm thế nào để tiếp tục xác thực hóa đơn tiếp?

Trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần phải gia hạn chữ ký số. Khi việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Tiếp theo, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử và xác thực hóa đơn như bình thường.

3.2. Có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn, tuy nhiên cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ.