Hướng Dẫn Thủ Tục Làm Hộ Chiếu (Passport)

Để có thể xuất nhập cảnh – ra vào lãnh thổ Việt Nam với bất kỳ mục đích là gì đi chăng nữa và cũng là yêu cầu bắt buộc phải có khi bạn xin thị thực nhập cảnh (visa) các nước khác thì bắt buộc bạn phải có hộ chiếu ( passport).
Khá nhiều người khi chuẩn bị xuất cảnh lần đầu tiên đã gặp không ít khó khăn trong vấn đề làm hộ chiếu do không nắm rõ thủ tục làm hộ chiếu như thế nào? Thực chất thủ tục làm hộ chiếu rất đơn giản. Dù bạn là nam hay nữ và đang ở độ tuổi nào cũng đều có thể tự mình thực hiện mà không cần bắt buộc phải liên hệ với một công ty dịch vụ nào để trợ giúp cả trừ khi bạn muốn họ hỗ trợ bạn.
Kornova sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này.
Hộ chiếu là gì?

Hướng dẫn thủ tục làm hộ chiếu đơn giản từ A đến Z​

Hộ chiếu (tên gọi tiếng Anh là Passport) là một loại giấy tờ tuỳ thân để nhận dạng đặc điểm cá nhân và quốc tịch của người sở hữu. Theo định nghĩa của cơ quan nhà nước, hộ chiếu là Giấy Phép Ðược Quyền Xuất Cảnh khỏi đất nước và Ðược Quyền Nhập Cảnh trở lại từ nước ngoài. Còn theo cách hiểu đơn giản thì hộ chiếu là chứng minh thư quốc tế để ra nước ngoài và trở về Việt Nam.
Hộ chiếu Việt Nam sẽ được cấp bởi Cục Quản Lý Xuất Nhập Cảnh (Immigration Department) tại tỉnh / thành trung ương của nhà nước Việt Nam.
Trong phạm vi bài viết này, Kornova sẽ chia sẻ thông tin về việc xin cấp mới lần đầu tiên hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam.
Thủ tục làm hộ chiếu (Passport)

Hầu hết mọi người khi làm hộ chiếu đều thường thắc mắc “làm hộ chiếu cần những gì?”, “thủ tục làm hộ chiếu đơn giản hay không?” hay “làm hộ chiếu ở đâu?” thì sau đây bạn sẽ được giải đáp những câu hỏi trên 1 cách đầy đủ từ A đến Z và bạn có thể tự mình thực hiện với các bước sau:
Bước 1: Làm hộ chiếu (passport) cần những giấy tờ gì?

Tùy từng trường hợp cấp mới hộ chiếu mà chúng ta sẽ có các hồ sơ khác nhau.
A. Thủ tục làm hộ chiếu lần đầu cho người từ 14 tuổi trở lên:

• Tờ khai xin cấp hộ chiếu: Tờ mẫu X01 (Ban hành theo thông tư số 29/2016/TT-BCA). Tờ khai này bạn phải điền đầy đủ thông tin và ký tên. Nếu người xin cấp hộ chiếu có hộ khẩu thường trú tại địa phương trước đó thì mẫu đơn này không cần phải xác nhận của Công an xã, phường hay thị trấn.

Tờ mẫu X01 làm hộ chiếu​

• 04 ảnh mới chụp, cỡ 4×6 cm (phông nền trắng chụp không quá 6 tháng.
• Sổ hộ khẩu của người xin cấp hộ chiếu (1 bản sao + bản chính để đối chiếu).

Chuẩn bị sổ hộ khẩu và KT3 khi làm hộ chiếu​

• Sổ tạm trú KT3 – đối với trường hợp người làm hộ chiếu là người ngoại tỉnh và không sở hữu hộ khẩu thường trú tại địa phương nhưng lại cần nộp hồ sơ xin cấp hộ chiếu tại đơn vị nơi bạn đang đăng ký tạm trú. Thì trong trường hợp này sổ KT3 này sẽ cần thiết cho bạn khi tiến hành thủ tục làm hộ chiếu. Bạn sẽ chuẩn bị 1 bản sao & 1 bản chính để đối chiếu (nếu người làm hộ chiếu là người ngoại tỉnh). Không chấp nhận giấy xác nhận tạm trú. Người ngoại tỉnh có sổ tạm trú tại TPHCM sẽ làm thủ tục tại địa chỉ 196 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 1, Tp. HCM.
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân bản gốc của người xin cấp hộ chiếu (1 bản sao & 1 bản chính để đối chiếu). Lưu ý chứng minh nhân dân phải có hạn không quá 15 năm kể từ ngày cấp, không bị rách nát, không sửa chữa, không ép nhựa lại…

Lưu ý: Ảnh chuẩn bị cho thủ tục làm hộ chiếu phải đáp ứng các điều kiện sau:

• • Ảnh thẻ có kích cỡ 4cm x 6cm, bề ngang ảnh từ 35 đến 40mm.
  • Ảnh chụp không được hơn 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ làm hộ chiếu
  • Ảnh thẻ chụp yêu cầu không đeo kính.
  • Đầu để trần không được quấn khăn hoặc đội mũ chỉ ngoại trừ 1 số trường hợp (ví dụ người dân tộc thiểu số, người theo đạo Hồi…).
  • Mặt nhìn thẳng, khuôn mặt chiếm 70-80% ảnh và phông nền màu trắng có độ sáng và độ tương phản thích hợp.
  • Không được để tóc mái, kiểu tóc phải gọn gàng và cần để lộ 2 lỗ tai và lộ trán (tương tự như chụp ảnh CMND)
  • Ảnh scan sẽ không được chấp nhận
  • Ảnh làm hộ chiếu trẻ em phải chụp 1 mình và không có ghế sau lưng. Khi chụp nhớ nhìn thẳng, không cười.

B. Thủ tục làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi và dưới 9 tuổi:

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu X01 (Ban hành theo thông tư số 29/2016/TT-BCA) phải được Công an xã/ phường/ thị trấn nơi trẻ em đó thường trú hoặc tạm trú xác nhận và phải đóng dấu giáp lai ảnh.
  • Tờ khai do mẹ/ cha khai và ký thay; nếu không còn mẹ, cha thì mẹ/ cha nuôi hoặc người giám hộ hợp pháp (có giấy tờ chứng minh là mẹ/ cha nuôi hoặc người giám hộ hợp pháp) khai và ký thay.
  • Trường hợp đề nghị cấp riêng hộ chiếu thì nộp 01 bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục Giấy khai sinh.
• CMND (trường hợp 14 tuổi) bản sao y kèm bản chính đối chiếu).
• Hộ khẩu/ Sổ tạm trú tại Hồ Chí Minh nếu hộ khẩu ngoại tỉnh (01 bản gốc, 01 bản photo).
• 01 bản sao giấy khai sinh kèm bản gốc để đối chiếu.

Làm hộ chiếu cho trẻ em cần những gì?​

• 02 ảnh cỡ 4cm x 6cm không quá 3 tháng. Đầu để trần, mặt nhìn thẳng, phông nền màu trắng.

• Nếu là cha/ mẹ đỡ đầu phải có giấy xác nhận có chứng thực của UBND địa phương.

Lưu ý: Bất kể trẻ bao nhiêu tuổi (nhỏ hay lớn) thì để thuận tiện việc xuất nhập cảnh về sau và lâu dài, bạn nên làm riêng hộ chiếu cho bé, không nên làm chung với cha hoặc mẹ.
C. Trường hợp Ba/ Mẹ chưa có hộ chiếu – Xin cấp mới hộ chiếu ba/ mẹ ghép chung trẻ

• Mẫu tờ khai hộ chiếu X01- Ban hành theo thông tư số 29/2016/TT-BCA của ba hoặc mẹ, có thông tin và dán ảnh trẻ em vào mục 15. Có xác nhận của phường xã nơi tạm trú hoặc thường trú. Lưu ý: đóng dấu giáp lai lên ảnh của trẻ.
• 02 ảnh cha, mẹ cỡ 4×6 cm, 02 ảnh trẻ em cỡ 3×4 cm không quá 3 tháng. Đầu để trần, mặt nhìn thẳng, phông nền màu trắng.
• Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân ba/ mẹ: 01 bản sao và 01 bản gốc để đối chiếu
• Giấy khai sinh của trẻ: 01 bản sao và 01 bản gốc để đối chiếu
• Sổ tạm trú tại Hồ Chí Minh nếu hộ khẩu ngoại tỉnh: 01 bản gốc, 01 bản photo

D. Trường hợp Ba mẹ đã có hộ chiếu – Bổ sung trẻ vào hộ chiếu ba mẹ

• Mẫu tờ khai hộ chiếu X01– Ban hành theo thông tư số 29/2016/TT-BCA – của ba hoặc mẹ có dán ảnh. Mục 14 ghi rõ là bổ sung trẻ em vào hộ chiếu ba mẹ. Có thông tin và dán ảnh trẻ em vào mục 15. Có xác nhận của phường xã nơi tạm trú hoặc thường trú. Lưu ý: đóng dấu giáp lai lên ảnh của trẻ.
• 02 ảnh trẻ em cỡ 3×4 cm không quá 3 tháng. Đầu để trần, mặt nhìn thẳng, phông nền màu trắng.
• Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân ba/mẹ: 01 bản sao và 01 bản gốc để đối chiếu

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ sẽ giúp thủ tục làm hộ chiếu nhanh hơn​

• Giấy khai sinh của trẻ: 01 bản sao và 01 bản gốc để đối chiếu
• Sổ tạm trú tại Hồ Chí Minh nếu hộ khẩu ngoại tỉnh: 01 bản gốc, 01 bản photo
• Lệ phí: 50.000 đ

Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu

Nơi nộp hồ sơ:

Chỉ có hai cơ quan duy nhất có quyền hạn và trách nhiệm cấp hộ chiếu theo Điều 4 Thông tư 29/2016/TT-BCA, bao gồm Cục Quản lý xuất nhập cảnh và Phòng Quản lý xuất nhập cảnh trực thuộc Công an cấp tỉnh/ thành phố trực thuộc Trung Ương ở nơi người xin làm hộ chiếu thường trú hoặc tạm trú.
Thông tin nơi nộp xin hộ chiếu tại Tp. HCM

Phòng quản lý xuất nhập cảnh Công An TP. Hồ Chí Minh

• Địa chỉ: 196 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3, Tp.HCM
• Điện thoại: 028-38299398
• Thời gian làm việc: 7h30 – 17h các ngày thứ 2 đến thứ 6, thứ 7 chỉ làm buổi sáng
• Đối tượng tiếp nhận: Công dân tạm trú và thường trú trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

Cục quản lý xuất nhập cảnh Tp. HCM

• Cục quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an cơ sở TP.HCM
• Địa chỉ: 333 – 335 – 337 Nguyễn Trãi, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, Tp.HMC
• Điện thoại: 028-39201701
• Thời gian làm việc: 7h30 – 16h các ngày thứ 2 đến thứ 6, thứ 7 chỉ làm buổi sáng
• Đối tượng tiếp nhận: Công dân tạm trú và thường trú tại 22 tỉnh thành phía Nam

Như vậy, nếu bạn có tạm trú và thường trú ở 22 tỉnh thành phía Nam bạn không những có thể làm hộ chiếu tại Phòng Quản lý XNC của tỉnh thành nơi mình sinh sống mà còn có thể làm hộ chiếu tại Cục quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an cơ sở TP.HCM.
Thông tin nơi nộp xin hộ chiếu tại Hà Nội

• Địa chỉ: Số 2 Phố Phùng Hưng, Quận Hà Đông, Hà Nội
• Hoặc địa chỉ 44 Phạm Ngọc Thạch, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tiết kiệm thời gian làm hộ chiếu bằng cách khai tờ khai hộ chiếu Online​

Lời khuyên: Để tiết kiệm thời gian hơn cũng như giúp phòng Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh xử lý yêu cầu của bạn nhanh chóng hơn, trước khi đến các địa chỉ liệt kê trên bạn có thể thực hiện khai báo tờ khai hộ chiếu Online. Tuy nhiên bạn cần lưu ý 2 điều sau đây:

• Chỉ cần bạn có KT3 hay còn gọi là tạm trú dài hạn thì dù bạn là người ngoại tỉnh vẫn có quyền làm hộ chiếu thành phố Hồ Chí Minh hay Hà Nội.
• Trường hợp bạn không có KT3 hay hộ khẩu và muốn làm tại 1 trong 2 thành phố lớn kể trên thì bạn cần có giấy xác nhận đóng dấu tại chính quyền địa phương nơi bạn đang sinh sống hoặc nếu khó quá bạn nên trở về địa phương để làm hộ chiếu.

Hình thức nộp hồ sơ xin cấp hộ chiếu:

• Trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả;
• Ủy thác cho cơ quan , tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân nộp hồ sơ và nhận kết quả.
• Thời gian tiếp nhận hồ sơ: từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ và chủ nhật) và thời gian trả kết quả: từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ, thứ bảy và chủ nhật).

Quy trình nộp hồ sơ xin cấp hộ chiếu

A. Trường hợp nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp:

Nộp hồ sơ xin cấp hộ chiếu trực tiếp tại Cục Quản Lý Xuất Nhập Cảnh​

• Chuẩn bị hồ sơ như trên và mang hồ sơ lên cơ quan Quản Lý Xuất Nhập Cảnh (QLXNC) làm thủ tục. Toàn bộ quá trình làm thủ tục từ khai form, chụp ảnh, đóng phí… đều thực hiện tại cơ quan QLXNC. Có thể điền tờ khai hộ chiếu trực tuyến (online) trước tại nhà qua địa chỉ website đã cung cấp bên trên. Sau đó lên văn phòng QLXNC làm thủ tục trực tiếp.
• Trường hợp nộp hồ sơ tại Phòng QLXNC – 196 Nguyễn Thị Minh Khai, bạn có thể bỏ qua bước điền tờ khai online. Tại đây có khu vực khai đơn với nhiều máy tính cho công dân tự do sử dụng và có cán bộ hướng dẫn.
• Trường hợp lên Cục QLXNC – 333 Nguyễn Trãi, bạn nên khai form online trước. Vì khu vực khai form tại đây chỉ có 4 máy tính, lúc đông phải chờ lâu. Hơn nữa không có cán bộ hướng dẫn khai form như bên 196 Nguyễn Thị Minh Khai.

B. Trường hợp bạn muốn ủy quyền cho cá nhân, cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp có tư cách pháp nhân

• Người ủy quyền sẽ khai và ký tên vào tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu hay sửa đổi hộ chiếu theo mẫu quy định, lưu ý phải có dấu giáp lai ảnh và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, tổ chứ được ủy quyền.
• Cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức được quỷ quyền phải có công văn gửi Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an đề nghị giải quyết. Trường hợp phải kèm theo danh sách những người ủy thác có đóng dấu, chữ ký của Thủ trường cơ quản, tổ chức, doanh nghiệp được ủy thác khi đề nghị giải quyết cho nhiều người.
• Cán bộ, nhân viên của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức có tư cách pháp nhân được ủy quyền khi nộp hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung hay làm hộ chiếu của người ủy quyền phải xuất trình những giấy tờ sau đây:
  • Giấy giới thiệu của doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan.
  • Giấy chứng minh hoặc thẻ căn cước công dân của người ủy quyền và của bản thân để kiểm tra, đối chiếu (phải còn giá trị sử dụng).

C. Đối với trường hợp nộp hồ sơ xin cấp hộ chiếu qua đường bưu điện

Trường hợp bạn muốn nộp hồ sơ làm hộ chiếu qua đường bưu điện thì cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây:

Người làm hộ chiếu có thể nộp hồ sơ xin cấp hộ chiếu qua bưu điện​

• Bản sao y của chứng minh nhân dân còn giá trị.
• Tờ khai đề xin được cấp hộ chiếu phổ thông theo mẫu X01 như đã nêu trên (phải có dấu xác nhận của Trưởng Công an phường, xã, thị trấn nơi đăng ký thường trú).

Bước 3: Nhận kết quả (hộ chiếu)

Thời gian làm hộ chiếu mất bao lâu?

Có 1 điều chắc chắn là bạn sẽ không được nhận hộ chiếu ngay lập tức sau khi nộp mà cần phải chờ đợi. Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả theo các quy định như sau:

• Không quá 05 ngày làm việc, đối với hồ sơ nộp trực tiếp cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Thời gian tính kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
• Không quá 08 ngày làm việc, đối với những hồ sơ nộp trực tiếp tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh công an tỉnh, TP trực thuộc Trung ương nơi người làm hồ chiếu tạm trú hoặc thường trú. Thời gian vẫn tính kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ.

Trên thực tế sau khi nộp đầy đủ hồ sơ, hộ chiếu sẽ được cấp sau 7 đến 14 ngày​

Ngoài việc bạn có thể đề nghị nhận hồ sơ chuyển phát nhanh qua bưu điện thì căn cứ vào giấy hẹn do cơ quan tiếp nhận hồ sơ cấp, bạn có thể nhận hộ chiếu trực tiếp tại nơi đã nộp hồ sơ xin cấp. Tuy nhiên hình thức chuyển phát nhanh sau khi làm hộ chiếu xong hiện nay chỉ mới áp dụng tại một số địa phương nhất định.
Và thời gian trả hộ chiếu chỉ trừ ngày thứ 7, chủ nhật và ngày nghỉ lễ ra thì còn lại vẫn là từ thứ hai đến thứ 6 hàng tuần.
Thời hạn của hộ chiếu

Theo Điểm a khoản 2 Điều 4 Nghị định 136/2007/NĐ-CP được sửa đổi tại Nghị định 65/2012/NĐ-CP, hiện có 3 loại hộ chiếu phổ thông cũng là hộ chiếu phổ biến và được làm nhiều nhất hiện nay cho các công dân Việt Nam có quy định thời hạn như sau:

• Thời hạn 10 năm: Đối với hộ chiếu cấp cho Công dân từ đủ 14 tuổi trở lên.
• Thời hạn 5 năm: Đối với hộ chiếu cấp riêng cho trẻ em < 14 tuổi.
• Thời hạn 5 năm: Đối với hộ chiếu cấp chung cho Công dân Việt Nam và con của Công dân (<9 tuổi).

Thời hạn của hộ chiếu mọi người nên biết​

Ngoài hộ chiếu phổ thông ra, còn có các loại hộ chiếu Việt Nam khác gồm:

• Hộ chiếu công vụ (Official Passport) dành cho các quan chức lãnh đạo nhà nước có giá trị sử dụng trong vòng 5 năm ( thường là một nhiệm kỳ). Hộ chiếu công vụ có màu xanh ngọc bích. Người sở hữu hộ chiếu công vụ có quyền ưu tiên đi cổng đặc biệt khi nhập cảnh và hưởng quyền lợi ưu tiên miễn visa theo quy định của nước bạn.
• Hộ chiếu ngoại giao (Diplomatic Passport) dành cho các quan chức ngoại giao của chính phủ. Loại này cũng có giá trị sử dụng trong vòng 5 năm. Có quyền đi tất cả các nước và đặc biệt là miễn visa theo quy định của nước đến. Loại này có màu đỏ.
• Hộ chiếu thuyền viên cấp cho công dân Việt Nam là thuyền viên để xuất nhập cảnh theo tàu biển hoặc phương tiện thuỷ nội địa hoạt động tuyến quốc tế theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Giao thông vận tải. Cơ quan cấp hộ chiếu thuyền viên là Cục Hàng hải

Tham khảo một số loại lệ phí làm hộ chiếu đang áp dụng hiện nay

• Chụp ảnh để làm hộ chiếu từ: 20.000 đ – 30.000 đ
• Lệ phí Cấp mới hộ chiếu là: 200.000 đ
• Lệ phí Cấp lại hộ chiếu do bị hư hỏng, hết trang trong sổ, bị mất là: 400.000 đ
• Lệ phí Gia hạn hộ chiếu là: 100.000 đ
• Lệ phí Ghép tách hộ chiếu trẻ em là: 50.000 đ
• Lệ phí Thay đổi thông tin là: 50.000 đ
• Chuyển phát nhanh: nội tỉnh là: 20.000 đ. Còn hộ khẩu ngoại tỉnh là: 30.000 đ
• Bao bì để bọc hộ chiếu có thể mua tại quầy nhận hộ chiếu là: khoảng 10.000 đ

Trên đây là tất cả những hướng dẫn làm hộ chiếu chi tiết nhất từ A đến Z để bạn có thể tự mình thực hiện thủ tục làm hộ chiếu phổ thông 1 cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Hi vọng sau khi nắm được những thông tin bổ ích này bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí cho mình hơn trong việc làm hộ chiếu và sẽ không còn loay hoay với vấn đề “cách làm hộ chiếu” nữa nhé!