Những kinh nghiệm quan trọng khi làm việc với công ty gia công mỹ phẩm

 

Làm việc với công ty gia công là giải pháp được nhiều thương hiệu lựa chọn giúp các startup và doanh nghiệp sớm hoàn thiện sản phẩm để kinh doanh. Tuy nhiên, nếu chưa chuẩn bị kỹ thông tin, công ty gia công mỹ phẩm chuyên nghiệp bạn có thể gặp phải những rủi ro liên quan đến chi phí phát sinh.

 

Vì vậy, trước khi ký kết hoặc triển khai sản xuất, bạn nên xác định rõ yêu cầu với nhà máy. Dưới đây là các điểm cần đặc biệt lưu ý giúp bạn hạn chế rủi ro với đơn vị gia công mỹ phẩm.

 

Làm rõ sản phẩm và nhóm khách hàng hướng đến

 

Trước khi tiếp cận nhà máy gia công, bạn nên có kế hoạch ban đầu về sản phẩm thay vì chỉ dừng ở mong muốn ban đầu:

 

Xác định khách hàng mục tiêu: Sản phẩm phục vụ ai như người trẻ hoặc trung niên? Đặc điểm về độ tuổi, tình trạng da hoặc tóc nên được xác định cụ thể ngay từ đầu.

 

Định vị sản phẩm: Xác định sản phẩm thuộc phân khúc phổ thông, trung cấp hay premium. Định vị này sẽ ảnh hưởng đến nguyên liệu, bao bì và chiến lược giá của sản phẩm.

 

Yêu cầu về sản phẩm: Xác định loại mỹ phẩm cần gia công như toner và công dụng cốt lõi như chăm sóc da mụn.

 

Unique Selling Point: Làm rõ yếu tố khác biệt so với đối thủ, chẳng hạn như thành phần phù hợp định vị. USP càng rõ thì nhà máy càng thuận lợi khi phát triển sản phẩm theo định hướng thương hiệu.

 

Việc xác định rõ các yếu tố trên ngay từ đầu sẽ giúp nhà máy hiểu đúng bài toán, từ đó hạn chế thời gian trao đổi và sửa đổi không cần thiết.

 

 

Xác định ngân sách và số lượng sản xuất

 

Khả năng tài chính có ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô sản xuất. Vì vậy, trước khi làm việc sâu với nhà máy, bạn nên lập kế hoạch tài chính tương đối cụ thể.

 

Dự trù tổng ngân sách: Cần bóc tách ngân sách cho chi phí sản xuất phần công thức, vỏ hộp và bao bì, thiết kế, kiểm nghiệm và hồ sơ pháp lý cùng ngân sách phát sinh nếu có.

 

Tính toán sản lượng cần sản xuất: Dựa trên khả năng tiêu thụ dự kiến, mục tiêu kinh doanh và nguồn vốn hiện có, từ đó đưa ra số lượng sản phẩm phù hợp.

 

Trao đổi về số lượng đặt hàng tối thiểu: Nên hỏi rõ nhà máy về MOQ (Minimum Order Quantity), tức mức sản lượng tối thiểu cho một đơn hàng. Nếu mới bắt đầu kinh doanh, có thể chọn MOQ phù hợp với ngân sách để đánh giá khả năng tiêu thụ trước khi đặt đơn hàng lớn.

 

Kiểm soát tiêu chuẩn công thức và nguyên liệu

 

Để đảm bảo thành phẩm đúng định hướng, việc làm rõ tiêu chuẩn nguyên liệu là một bước rất quan trọng.

 

Bảng thành phần tiêu chuẩn: Trao đổi rõ với đơn vị gia công về bảng thành phần và các yêu cầu liên quan đến chất bị hạn chế hoặc không được phép sử dụng. Tùy công thức và quy định áp dụng, cần rà soát thành phần trước khi sản xuất.

 

Kiểm tra xuất xứ nguyên liệu: gia công mỹ phẩm trắng da thương hiệu riêng Trao đổi với nhà máy để nhận các tài liệu kỹ thuật phù hợp như COA (Certificate of Analysis) và MSDS (Material Safety Data Sheet) đối với những nguyên liệu cần kiểm soát, nhằm đánh giá hồ sơ kỹ thuật và nguồn gốc nguyên liệu.

 

Yêu cầu theo định vị thương hiệu: Nếu thương hiệu theo đuổi Clean Beauty, hữu cơ hoặc thuần chay, cần thống nhất ngay từ giai đoạn xây dựng công thức về chứng nhận liên quan nếu có.

 

Kiểm tra mẫu thử (Test sample) trước khi sản xuất hàng loạt

 

Mẫu thử là bước kiểm tra cần thiết giúp khách hàng phát hiện vấn đề trước khi đặt đơn lớn. Vì vậy, không nên bỏ qua bước duyệt mẫu khi chưa kiểm tra và thống nhất chất lượng.

 

Trải nghiệm thực tế: Đánh giá các yếu tố cảm quan của mẫu như kết cấu, đồng thời ghi nhận trải nghiệm sử dụng.

 

Thử nghiệm trên nhiều người: Có thể một nhóm nhỏ khách hàng mục tiêu trải nghiệm mẫu, chẳng hạn một nhóm thử nghiệm quy mô nhỏ, trong thời gian phù hợp với mục tiêu đánh giá để ghi nhận phản hồi. Quá trình đánh giá nên được thực hiện có kiểm soát và không thay thế các kiểm nghiệm an toàn bắt buộc.

 

Theo dõi sự ổn định của mẫu: Theo dõi sản phẩm thử nghiệm trong các điều kiện bảo quản phù hợp, kiểm tra xem có xuất hiện tách lớp hay không trong thời gian theo dõi.

 

Lưu mẫu đối chứng: Sau khi mẫu được duyệt, nên ghi nhận việc phê duyệt và bảo quản mẫu đối chứng. Master sample có thể được sử dụng làm mốc tham chiếu khi kiểm tra chất lượng lô sản xuất, theo các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng.

 

Làm rõ báo giá và các khoản chi phí

 

Một bảng báo giá chi tiết giúp khách hàng dễ kiểm soát ngân sách. Vì vậy, trước khi chốt đơn hàng, nên yêu cầu nhà máy bóc tách rõ từng khoản chi phí có liên quan.

 

Chi phí phần cốt sản phẩm: Làm rõ cách tính giá theo kg, tùy theo loại sản phẩm.

 

Chi phí bao bì: Bao gồm hũ, vỏ hộp, nhãn dán, màng co nếu có.

 

Phí gia công và hoàn thiện: Xác nhận các khoản như chiết rót, đã bao gồm trong đơn giá hay tính riêng.

 

Chi phí thử nghiệm & pháp lý: Kiểm tra rõ phí các chỉ tiêu liên quan và phí hỗ trợ thủ tục công bố, tùy phạm vi dịch vụ.

 

Chi phí vận chuyển & VAT: Xác nhận báo giá có bao gồm thuế GTGT hay không và chi phí vận chuyển thành phẩm do bên nào chịu.

 

Rà soát hợp đồng trước khi ký

 

Văn bản thỏa thuận giữa hai bên là tài liệu có giá trị ràng buộc để bảo vệ quyền lợi các bên khi xảy ra sai lệch so với thỏa thuận ban đầu.

 

Trước khi ký, cần đọc kỹ ít nhất các điều khoản sau:

 

Quy chuẩn chất lượng: Quy định rõ tiêu chí để xác định thành phẩm phù hợp, trong đó có thể sử dụng master sample làm căn cứ đối chiếu theo thỏa thuận.

 

Tiến độ giao hàng (Lead time): Thống nhất cụ thể thời gian hoàn thành từng giai đoạn từ đặt bao bì đến sản xuất và giao hàng. Nếu cần, nên quy định cơ chế xử lý vi phạm theo hợp đồng.

 

Quy định về sai số, lỗi và xử lý hàng: Ghi rõ trong hợp đồng mức sai số sản xuất, tiêu chí xác định sản phẩm không đạt và cách xử lý khi hàng hóa không đạt yêu cầu nếu nguyên nhân thuộc phạm vi trách nhiệm của nhà máy.

 

Bảo vệ công thức và thông tin sản phẩm

 

Công thức sản phẩm có thể là tài sản quan trọng của thương hiệu. Vì vậy, vấn đề quyền sở hữu nên được thống nhất cụ thể trong hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng.

 

Thiết lập cam kết bảo mật: Hai bên có thể ký NDA (Non-Disclosure Agreement) để hạn chế việc tiết lộ thông tin liên quan đến công thức, theo các điều khoản bảo mật cụ thể.

 

Xác định quyền sở hữu công thức: Nếu khách hàng chi trả riêng cho việc nghiên cứu công thức, hợp đồng nên xác định cụ thể quyền sử dụng và quyền khai thác đối với công thức đó. Đồng thời, cần làm rõ việc nhà máy có được tái sử dụng, chuyển giao hoặc thương mại hóa công thức hay không nhằm bảo vệ lợi thế cạnh tranh của thương hiệu.

Đăng ký kiếm tiền Bitcoin